Die Frage kommt in fast jedem Gespräch über Automatisierung, meist noch bevor klar ist, was überhaupt automatisiert werden soll: Make, Zapier oder n8n? Für die meisten kleinen Betriebe ist Make die richtige Wahl, weil es bei überschaubaren Kosten die meisten Abläufe sauber abbildet. Zapier lohnt sich, wenn ein Werkzeug nur dort angebunden ist. n8n lohnt sich, wenn Daten das eigene Haus nicht verlassen sollen oder das Volumen groß wird.
Alle drei tun im Kern dasselbe: Sie verbinden Programme, die sich von Haus aus nichts zu sagen haben. Shopify meldet eine Bestellung, Lexoffice schreibt die Rechnung, die Cloud legt den Beleg ab. Der Unterschied liegt nicht darin, was geht, sondern was es kostet, wo die Daten dabei liegen und wie viel Technik du selbst in die Hand nehmen willst.
Wie die drei abrechnen, und warum das den Ausschlag gibt
Der Preis pro Monat sagt allein wenig. Entscheidend ist, wofür der Anbieter zählt.
Zapier zählt jede einzelne Aktion als „Task“. Ein Ablauf mit einem Auslöser und drei Aktionen verbraucht pro Durchlauf drei Tasks, der Auslöser selbst zählt nicht. Make zählt ähnlich, dort heißt die Einheit seit dem 27. August 2025 „Credit“, und die meisten Aktionen kosten einen Credit. n8n zählt anders: Ein Durchlauf des gesamten Ablaufs ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte darin stecken. Wer lange, verzweigte Abläufe baut, zahlt bei n8n deshalb spürbar weniger.
| Make | Zapier | n8n (Cloud) | |
|---|---|---|---|
| Kostenlos | 1.000 Credits/Monat, 2 aktive Szenarien, Start alle 15 Minuten | 100 Tasks/Monat, nur Zwei-Schritt-Abläufe | keine kostenlose Cloud-Stufe, aber kostenlos selbst betreibbar |
| Kleinster Bezahltarif | Core: 12 $/Monat für 10.000 Credits, Start jede Minute | Professional: ab 19,99 $/Monat für 750 Tasks, Start alle 2 Minuten | Starter: 24,40 €/Monat (20 € bei Jahreszahlung) für 2.500 Ausführungen |
| Abrechnungseinheit | Aktion (Credit) | Aktion (Task) | kompletter Durchlauf (Ausführung) |
| Datenstandort | wählbar, AWS in der EU oder Nordamerika | AWS in den USA, keine EU-Option | Frankfurt, oder eigener Server |
| Selbst betreiben | nein | nein | ja, kostenlos |
Preise geprüft am 3. September 2026 auf den Seiten der Anbieter. Make und Zapier rechnen in US-Dollar ab, n8n in Euro. Bei Zapier ist das der niedrigste angezeigte Preis, bei monatlicher Zahlung liegt er höher.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Ein Onlineshop mit 300 Bestellungen im Monat, bei dem jede Bestellung eine Rechnung, eine Ablage und eine Benachrichtigung auslöst, verbraucht bei Make rund 1.200 Credits und bei Zapier rund 900 Tasks. Das passt bei Make in den Core-Tarif, bei Zapier braucht es schon eine Stufe über der kleinsten. Bei n8n sind es 300 Ausführungen, also ein Bruchteil des Starter-Kontingents.
Make: die Wahl für die meisten Betriebe
Make ist das Werkzeug, mit dem ich die meisten Abläufe für Kunden baue. Der Grund ist unspektakulär: Es kann fast alles, was Zapier kann, kostet weniger, und die Daten lassen sich in ein Rechenzentrum in der EU legen. Für einen Betrieb, der Kundendaten verarbeitet, ist das kein Detail. Wer nach einer Zapier-Alternative sucht, landet deshalb meistens hier.
Die Oberfläche zeigt Abläufe als Diagramm. Das klingt nach Spielerei, hilft aber, wenn ein Ablauf nach einem halben Jahr wieder angefasst werden muss. Du siehst auf einen Blick, wo eine Verzweigung sitzt und welcher Schritt einen Fehler geworfen hat.
Was Make schlechter kann: Der Einstieg ist steiler als bei Zapier. Wer einen Ablauf zum ersten Mal selbst baut, braucht einen Nachmittag mehr. Und die Umstellung auf Credits im August 2025 hat die Preisliste komplizierter gemacht, weil KI-Funktionen mehr als einen Credit kosten.
Zapier: teurer, aber mit der größten Auswahl
Zapier ist der älteste der drei und hat die meisten Anbindungen: über 9.000 Programme nach eigener Zählung, bei Make sind es gut 3.600. Wenn ein Nischenprogramm überhaupt an einen Automatisierer angeschlossen ist, dann fast sicher an Zapier. Und der Einstieg ist wirklich einfach: Auslöser wählen, Aktion wählen, fertig.
Dafür zahlst du zweimal. Erstens beim Preis, denn die kleinste Bezahlstufe kostet mehr als bei Make und enthält weniger. Zweitens beim Datenstandort: Zapier speichert nach eigener Aussage alle Daten auf Servern in den USA und bietet keine reine EU-Speicherung an. Das lässt sich vertraglich absichern, Zapier ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Bequemer ist es trotzdem, wenn die Frage gar nicht erst aufkommt.
Es gibt zwei Fälle, in denen ich trotzdem zu Zapier rate. Wenn genau das Programm, das du anbinden musst, nur dort verfügbar ist. Und wenn du einen einzelnen simplen Ablauf willst und dich nie wieder damit beschäftigen möchtest. Für alles andere ist es das teuerste der drei Werkzeuge.
n8n: für alle, die die Kontrolle behalten wollen
n8n ist der Sonderfall. Du kannst es als Cloud-Dienst mieten, dann laufen die Daten auf Servern in Frankfurt. Du kannst es aber auch auf einem eigenen Server betreiben, und dafür zahlst du an n8n nichts. Die Lizenz erlaubt den Betrieb für eigene Geschäftszwecke ausdrücklich, nur weiterverkaufen darf man es nicht.
Ein kleiner Server bei einem deutschen Anbieter kostet dafür wenige Euro im Monat. Damit hast du unbegrenzte Ausführungen, und keine Kundendaten verlassen deine Umgebung. Für Steuerberater, Praxen oder Betriebe mit sensiblen Daten ist das der sauberste Weg.
Dafür trägst du die Verantwortung für den Betrieb. Ein eigener Server will aktualisiert, gesichert und bei einem Ausfall wieder hochgefahren werden. Wer das nicht selbst kann und niemanden dafür hat, sollte die Cloud-Variante nehmen oder gleich bei Make bleiben. n8n kann außerdem mehr als die beiden anderen, weil man an vielen Stellen eigenen Code einbauen kann. Genau das macht es auch anspruchsvoller.
Make, Zapier oder n8n: die Entscheidung in drei Fragen
Erstens: Gibt es ein Programm, das nur an eines der drei angebunden ist? Dann ist die Wahl getroffen, alles andere ist zweitrangig.
Zweitens: Wie empfindlich sind die Daten? Kundennamen und Rechnungsbeträge sind personenbezogen, laufen aber bei sehr vielen Betrieben täglich durch Make und Zapier. Gesundheitsdaten, Mandantendaten oder Personalunterlagen gehören auf einen eigenen Server, also zu n8n.
Drittens: Wer kümmert sich in einem Jahr darum? Wenn die Antwort „niemand“ lautet, ist Make die richtige Wahl. Es läuft ohne Server, und wenn etwas hakt, zeigt das Diagramm, wo.
Was ich nicht empfehle: mit dem kostenlosen Zapier-Tarif anzufangen und zu hoffen, dass es reicht. Zwei Schritte pro Ablauf reichen für kaum einen echten Prozess. Wer testen will, nimmt den kostenlosen Make-Tarif, dort gehen auch längere Abläufe.
Wenn du nach diesen drei Fragen immer noch unsicher bist, hilft nur eines: ein echter Ablauf. Leg ein kostenloses Make-Konto an und baue den einen Prozess nach, der dich im Alltag am meisten Zeit kostet, zum Beispiel die Rechnung nach einer Bestellung. Nach einer Stunde Ausprobieren weißt du mehr als nach jedem Vergleichsartikel. Und wenn du dabei hängenbleibst oder es lieber gleich jemand bauen soll, der das regelmäßig macht, bin ich erreichbar.
Preise und Tarife wurden am 3. September 2026 auf den Seiten von Make, Zapier und n8n geprüft. Die Angabe zum Datenstandort von Zapier stammt aus der Datenschutzübersicht von Zapier. Das Beitragsbild wurde mit einem KI-Bildgenerator erstellt.
