Kommt dir das bekannt vor?
Die Software läuft. Die Arbeit dahinter machst trotzdem du.
In den meisten Betrieben ist nicht die einzelne Aufgabe das Problem, sondern ihre Wiederholung. Zehn Minuten fallen nicht auf. Zehn Minuten an jedem Werktag ergeben im Jahr eine ganze Arbeitswoche. Vier Muster begegnen mir dabei immer wieder.
Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt
Eine Bestellung kommt im Shop an, die Adresse wandert in die Versandsoftware, die Rechnungsdaten in die Buchhaltung, der Kunde in den Newsletter. Vier Mal dieselben Angaben, vier Gelegenheiten für einen Zahlendreher.
Belege entstehen abends von Hand
Shopify erzeugt von Haus aus keine Rechnung mit allen Pflichtangaben und keine fortlaufende Nummer. Also schreibt sie jemand nach Feierabend, oder der Steuerberater bekommt am Quartalsende einen Ordner mit E-Mails. Wie der Weg von der Bestellung bis zur Buchung ohne Handarbeit aussieht, steht im Beitrag Rechnungsprozess automatisieren.
Der Stand einer Sache steht in vier Programmen
Auf die Frage, wie weit ein Auftrag ist, muss jemand ins Postfach, in die Tabelle, in den Shop und in die Buchhaltung schauen. Wenn du im Urlaub bist, kann diese Frage niemand zuverlässig beantworten.
Nachfassen bleibt liegen, wenn viel los ist
Angebote, Erinnerungen an offene Rechnungen, Rückfragen nach einer Lieferung: Das sind genau die Aufgaben, die zuerst hinten runterfallen. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Tagesgeschäft lauter ist.
