In Shopify gibt es keinen Menüpunkt, unter dem deine Rechnungen liegen. Der Shop verschickt eine Bestellbestätigung, und die ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Wer aus Shopify Rechnungen versenden will, braucht dafür eine App, eine Anbindung an sein Buchhaltungsprogramm oder einen eigenen Ablauf. Bei Privatkunden ist oft gar nichts davon nötig.
Das überrascht die meisten, deshalb fange ich damit an. Ob du überhaupt eine Rechnung ausstellen musst, hängt davon ab, wer bei dir bestellt. Erst danach wird die Frage interessant, auf welchem Weg sich aus Shopify Rechnungen versenden lassen.
Was dein Shop von sich aus verschickt
Nach jeder Bestellung geht eine Bestellbestätigung an den Kunden. Darin stehen die gekauften Artikel, der Betrag und die Adresse. Es fehlt genau das, was eine Rechnung zur Rechnung macht: eine fortlaufende Rechnungsnummer, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Steuerbetrag, getrennt nach Steuersatz ausgewiesen.
Zu jeder Bestellung lässt sich im Adminbereich eine einfache Übersicht drucken, ohne dass du etwas installierst. Wer das Dokument gestalten will, nimmt die App Shopify Order Printer und druckt damit Rechnungen, Lieferscheine und Pickzettel. In beiden Fällen bleibt es beim Drucken und Herunterladen. Verschickt wird dabei nichts.
Daneben gibt es eine Funktion mit dem Namen Rechnung senden. Die klingt nach der Lösung, tut aber etwas anderes: Sie schickt eine Zahlungsaufforderung. In der eingebauten Automatisierung Shopify Flow ist die zugehörige Aktion ausdrücklich an Zahlungsziele für den Kunden geknüpft, also an Bestellungen auf Rechnung. Für den normalen Kauf, der sofort bezahlt wird, greift sie nicht. Wer aus Shopify Rechnungen versenden möchte, kommt mit den Bordmitteln also nicht weit.
Die Bestellbestätigung umzubenennen, löst das Problem nicht
Die E-Mail-Vorlagen im Shop lassen sich bearbeiten, und das verführt zu einer Abkürzung: Überschrift auf Rechnung ändern, Steuernummer eintragen, fertig. Zwei Angaben bekommst du auf diesem Weg tatsächlich unter, nämlich deine Steuernummer und den Ausweis der Umsatzsteuer.
Die dritte bekommst du nicht unter. Eine Rechnungsnummer muss zu der Rechnung gehören, die du ausstellst, und die Bestellnummer des Shops ist das nicht. Damit steht am Ende ein Dokument, das Rechnung heißt und keine ist. Ich halte das für die unangenehmere Variante: Ohne Rechnung fragt ein Geschäftskunde nach, mit einer falschen merkt es niemand, bis der Steuerberater sie zurückgibt.
An Privatkunden musst du meistens gar keine Rechnung schreiben
Verpflichtet bist du, wenn du an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person lieferst. Gegenüber Privatpersonen steht es dir frei. Die Ausnahme sind Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück; dort bekommt auch der Privatkunde eine Rechnung, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung. So beschreibt es die Finanzverwaltung Niedersachsen.
Für einen Shop, der Waren an Endkunden verkauft, heißt das: Die Rechnung an jeden Besteller ist Kundenservice, keine Pflicht. Das ist die Stelle, an der ich manchmal abrate. Wer zwanzig Bestellungen im Monat hat und davon zwei auf eine Firma, braucht keine Rechnungs-App im Shop, sondern zwei Rechnungen aus dem Buchhaltungsprogramm. Wer aus Shopify Rechnungen versenden will, sollte diese Zahl vorher kennen.
Deine eigene Buchführung ist davon unberührt. Die Umsätze musst du in jedem Fall erfassen, und Rechnungen gehören acht Jahre lang aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden.
Was auf der Rechnung stehen muss, sobald du eine ausstellst
Dann gelten die Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz. Es sind zehn, und wer aus Shopify Rechnungen versenden will, sollte sie im fertigen Dokument wiederfinden.
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder der Vorauszahlung
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Der anzuwendende Steuersatz
- Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung. Dort genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Bei vielen Shops fällt der größte Teil der Bestellungen in diesen Rahmen, und das nimmt dem Thema einiges von seinem Schrecken.
Die Rechnungsnummer ist nicht die Bestellnummer
Shopify vergibt Bestellnummern, und die laufen sauber durch. Eine Rechnungsnummer ist trotzdem etwas anderes. Sie gehört zu dem Beleg, den du ausstellst, nicht zu der Bestellung, die eingegangen ist. Sobald eine Bestellung storniert wird oder eine Testbestellung dazwischenliegt, gehört zu einer Nummer kein Dokument.
Jede App und jedes Buchhaltungsprogramm löst das anders, meistens über einen eigenen Nummernkreis. Diesen Punkt klärst du besser vor dem Einrichten als drei Monate später, wenn zwei Nummernkreise nebeneinanderlaufen. Und du klärst ihn mit dem, der deine Bücher macht, nicht mit dem Anbieter der App.
Ab wann die E-Rechnung dazukommt
Eine E-Rechnung empfangen können muss jedes inländische Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025. Das Ausstellen ist eine andere Frist. Bis Ende 2026 darf jeder weiter auf Papier oder als PDF abrechnen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Nachzulesen ist das in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums.
Zwei Einschränkungen nehmen dem Thema für viele Shops die Schärfe. Die Pflicht betrifft nur steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, private Endkunden sind ausgenommen. Und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin in anderer Form ausgestellt werden.
Lieferst du regelmäßig an Firmen, entscheidet trotzdem dieser Punkt über das Werkzeug. Eine App, die ein hübsches PDF erzeugt, bringt dich 2028 nicht weiter, weil ein PDF für sich genommen keine E-Rechnung ist. Wie das mit dem Rest der Buchhaltung zusammenhängt, steht im Beitrag zum Automatisieren der Buchhaltung.
Shopify Rechnungen versenden: drei Wege, die tragen
Der erste Weg ist eine Rechnungs-App im Shop. Sie erzeugt zu jeder Bestellung ein PDF und hängt es an eine E-Mail. Das ist an einem Vormittag eingerichtet und reicht, solange nichts Besonderes passiert.
Der zweite Weg führt über dein Buchhaltungsprogramm. Lexware Office, sevdesk und vergleichbare Programme haben eine Shopify-Anbindung, ziehen die Bestellungen und schreiben die Rechnung dort, wo am Jahresende ohnehin alles zusammenlaufen muss. Die Einrichtung dauert länger, dafür nimmt dieser Weg als einziger die Buchhaltung gleich mit.
Der dritte Weg ist ein eigener Ablauf. Shopify Flow ist in den Tarifen Basic, Grow, Advanced und Plus enthalten und reagiert auf eine eingehende Bestellung. Die Aktion, mit der Flow Daten an einen anderen Dienst schickt, gibt es allerdings erst ab Grow. Wer darunter liegt oder mehr Freiheit braucht, baut den Ablauf in Make oder n8n; welches der drei Werkzeuge zu welchem Betrieb passt, habe ich im Vergleich von Make, Zapier und n8n aufgeschrieben. Wie so ein Ablauf vom Auslöser bis zur Ablage aussieht, steht im Beitrag zum Rechnungsprozess.
Mit allen drei Wegen lassen sich aus Shopify Rechnungen versenden. Sie unterscheiden sich darin, wo die Belege danach liegen, und genau das ist der Unterschied, der in zwei Jahren zählt. Meine Reihenfolge ist deshalb fast immer dieselbe: erst klären, wer Rechnungen bekommt, dann das Buchhaltungsprogramm aussuchen, dann den Shop daran anschließen. Wer mit der App anfängt, wählt sein Werkzeug nach dem Aussehen des Belegs aus.
Woran es hinterher hängt
Eingerichtet ist so ein Versand schnell. Ob er nach zwei Jahren noch stimmt, entscheidet sich an drei Stellen, und alle drei zeigen sich erst im laufenden Betrieb.
Die erste sind Teilerstattungen. Wird eine Bestellung nur teilweise zurückgenommen, braucht die Rechnung eine Korrektur. Manche Apps erzeugen dafür eine Gutschrift, andere erzeugen gar nichts und überlassen dir die Nacharbeit von Hand. Genau dort ist die gesparte Zeit wieder weg.
Die zweite ist der Verkauf an Privatkunden in anderen EU-Ländern. Welcher Steuersatz auf den Beleg gehört, entscheidet sich nicht in einer Einstellung im Shop. Diese Frage gehört auf den Tisch deines Steuerberaters, bevor du eine App auswählst. Wer nur innerhalb Deutschlands verkauft, kann diesen Absatz überspringen.
Die dritte ist die Aufbewahrung. Acht Jahre sind eine lange Zeit für ein Shop-System. Eine App, die ihre PDFs nur im Shop vorhält, ist kein Archiv: Wenn du den Anbieter wechselst oder den Shop irgendwann abschaltest, sind die Belege weg. Sie gehören dorthin, wo auch der Rest deiner Buchhaltung liegt.
Sieh dir vor der Werkzeugwahl eine Woche Bestellungen an und zähle, wie viele davon auf eine Firma gingen. Steht dort eine Null, kannst du das Thema Shopify Rechnungen versenden auf sich beruhen lassen. Steht dort eine Zahl, entscheidet die E-Rechnung ab 2027 oder 2028 über das Werkzeug, nicht das Aussehen des Belegs. Diesen Teil baue ich zusammen mit dem Shop: Versand, Nummernkreis und die Übergabe an die Buchhaltung, abgestimmt mit dem, der deine Bücher führt. Für die Einschätzung, was bei dir daran hängt, reicht ein Gespräch von etwa zwanzig Minuten.
Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Pflichtangaben, die Grenze für Kleinbetragsrechnungen und die Aufbewahrungsfrist wurden am 6. Oktober 2026 beim Landesamt für Steuern Niedersachsen geprüft, die Fristen zur E-Rechnung in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums und die Angaben zum Shop in der Shopify-Hilfe. Beitragsbild und Abbildung im Text sind Stockfotos von Freepik (tonodiaz, bugphai).
